Ihre Vorteile

  • Präzise, papierlose Arbeitszeiterfassung
  • Geringer Installationsaufwand
  • Drahtlose, vandalismussichere RFID-Funktechnik
  • Filterung der Daten nach vorgegebenen Kriterien
  • Topaktuelle und kompatible Schnittstellen
  • Hohe Akzeptanz und Benutzerfreundlichkeit
  • Auswertung per Knopfdruck
  • Personalstamm automatisiert verwalten
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OptiCAS

papierlos Zeit erfasst

Elektronische und mobile Arbeitszeitbuchung mit System

OptiCAS - so funktioniert Facility Management heute

OptiCAS, das Optiware Concierge-Abrechnungs-System, erfasst auf denkbar einfache Weise Hausmeister- und andere mobile Arbeitsleistungen.

Bisher werden Arbeitszeiten von Hausmeistern, Handwerkern oder Servicetechnikern beispielsweise bei Wohnungsbauunternehmen meist manuell in Excel-Tabellen oder Kalendern festgehalten. Daher fehlt in diesen Dokumentationen eine einheitliche Darstellung. Zusätzlich müssen alle erfassten Daten zusammengerechnet und bearbeitet werden, wobei Übertragungs- und Rechenfehler bei der weiteren Verarbeitung und Auswertung der projekt- und mitarbeiterbezogenen Daten nahezu unvermeidbar sind.

Durch den Einsatz von OptiCAS ersparen Sie Ihren ausführenden Mitarbeitern das lästige Notieren von Arbeitszeiten und geben ihnen eine klare Übersicht der geleisteten Arbeiten und Arbeitszeiten. Der zentralen Verwaltung bietet OptiCAS eine einheitliche Plattform für Abrechnungen und Analysen.

OptiCAS - minutengenau vor Ort Arbeitsvorgänge erfassen

OptiKEP Sendungserfassung

-Die Offline-Zeiterfassungssoftware OptiCAS ermöglicht eine bedienerfreundliche Erfassung von Arbeitsleistungen und Tätigkeitszeiten mithilfe von RFID-Transpondern direkt vor Ort. An den Objekten, an denen die Leistungen erbracht werden (Gebäude, Etagen, Räume), werden kleine, unauffällige Funketiketten (RFID-Transponder) angebracht. Die RFID-Transponder können vollkommen versteckt (unter Putz, in Türzargen, etc.) eingebaut und dadurch vor Beschädigungen geschützt werden. Beim Beginn einer Arbeit oder eines Vorgangs wird das OptiCAS-Lesegerät in die Nähe des Funketiketts gehalten. Alternativ kann die Objektnummer auch per Strichcode oder manuell erfasst werden. Das Lesegerät bietet daraufhin in einem Menü die Arbeiten an, die an diesem Objekt ausgeführt werden können. Mit dem Startknopf wird der Beginn der Arbeit registriert. Beim Ende der Arbeit wird der Endeknopf des Lesegeräts betätigt und dadurch das Arbeitsende registriert.

Aufgrund dieser einfachen Handhabung ist OptiCAS das ideale Werkzeug für alle mobilen Hausmeistertätigkeiten, Handwerkereinsätze oder Servicetechnikerleistungen.

OptiCAS - kontrollierte Auswertungen in alle Richtungen

Sobald die erfassten Daten vom Lesegerät in den PC übertragen wurden, stehen sie dort zur Auswertung zur Verfügung. Die Vorgänge können hinsichtlich verschiedener Kriterien (Datum, Tätigkeit, Kostenträger, Kostenart, Mitarbeiter/in) gefiltert und analysiert werden. Mit entsprechender Berechtigung können Vorgänge nacherfasst, geändert oder gelöscht werden. Für die Weiterverarbeitung in anderen Programmen steht eine Datenexport-Funktion zur Verfügung.

OptiCAS - der digitale Stundenzettel

Durch den Einsatz von OptiCAS verringert sich der Arbeitsaufwand für alle Beteiligten - vom Mitarbeiter bis zur Verwaltung. Aufgrund der schnellen und einfachen Erfassung der Arbeitszeiten und -leistungen sowie dem anschließenden direkten Datentransfer, fließen die Daten vollständig und zeitnah in die Buchungssysteme der Verwaltung. Kalkulationen und Abrechnungen von Stunden und Leistungen erfolgen nunmehr nur noch in einem Bruchteil der zuvor benötigten Zeit. OptiCAS ermöglicht es Ihnen, Kosten und Leistungen für einzelne Objekte und Projekte ohne großen Aufwand nachzukalkulieren.

OptiCAS - elektronische Stammdatenverwaltung statt Mitarbeiterkartei

In den Stammdaten werden die Mitarbeiter/innen sowie die Tätigkeiten, die Kostenträger und die Kostenarten zentral verwaltet. Bei der Ersteinrichtung von OptiCAS ist die Übernahme von Daten aus bereits existierenden Stammdatenlisten beispielsweise aus Excel- Tabellen, Access oder einer Textdatei möglich.

Somit ist OptiCAS nicht nur eine netzwerk-, internet- und intranetbasierte Software für die mobile Arbeitszeiterfassung, sondern bietet Ihnen auch Mehrwerte für servicebezogene Aufwandsplanung, Kostenmanagement und Prozessoptimierung.

 

OptiCAS - Flexibilität und Funktionsvielfalt im Einsatz

  • Vollständige Ist-Zeiterfassung für Projekte und Vorgänge
    (Lesen, Schreiben, Erweitern, Löschen)
  • Einbeziehung von Zeit- und Kostenbudgets für Projekte und Vorgänge
  • Frühzeitiges Feststellen von möglichen Soll-Ist-Abweichungen
  • Einbezug von relevanten Kriterien bei der Datenerfassung
    (z. B. Kostenträger und Kostenart)
  • Minimierung der Betriebskosten durch zentrale Administration
  • Datenexport-Funktion für die Weiterverarbeitung der Daten
  • Auswertung aller relevanten Daten in unterschiedlichen Kombinationen per Knopfdruck
  • Verwalten von internen und externen Projekten und Aufgaben ist möglich
  • Kurze Einarbeitungszeiten - geringer Schulungsaufwand
  • Hohe Akzeptanz durch Konzentration auf das Wesentliche

OptiCAS - Technik mit System

  • Kleine, robuste und einfach zu bedienende Lesegeräte vom Typ SCANNDY
  • Mehrplatzfähigkeit
  • Betrieb über alle gängigen SQL-Server
    (Interbase, Informix, Firebird, MySQL, MS-SQL, PostgreSQL, Oracle, u.a.)
  • Als Einplatzanwendung mit integriertem (embedded) SQL-Server lieferbar
  • Browserbasiert und unbegrenzt netzwerkfähig
  • Datenexportschnittstellen
  • Einsatz von RFID-Technik
  • Modularer Aufbau
  • Anpassbar an spezielle Anforderungen