Ihre Vorteile

  • Kurze Suchzeiten - keine Umwege
  • Einlagern und Auffinden - just in time
  • Frei konfigurierbar - so individuell wie Ihr Bedarf
  • Zukunftsweisende, digitale Verwaltung der Lagerkapazitäten
  • Flexible Kennzeichnung mit Strichcode oder RFID
  • Ausleihe mit Online-Bestell- und Mahnfunktion
  • Umfassende Historien und Statistiken
  • Aktenvernichtung zum Wunschtermin
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OptiDOK

aufbewahrt und wiedergefunden

System zur Verwaltung physischer Archive

OptiDOK - High-Speed für Dokumenten- und Aktenarchive

Trotz der massiven Digitalisierung und der richtungsweisenden Informationsrevolution in den vergangenen Jahrzehnten sind in vielen Unternehmen nach wie vor große Mengen an Originalakten so zu archivieren, dass sie gefunden, entliehen und zu einem vorgegebenen Zeitpunkt vernichtet werden können.
Die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen ist in diesem Fall sehr stark von effektiven und schnellen Prozessen abhängig.

Hier trifft Optiware ins Schwarze: Als Spezialist für Dokumentenarchivierung steigern wir mit der Softwarelösung OptiDOK systematisch die Flexibilität und Effizienz in Ihren physischen Archiven.

OptiDOK organisiert Archive nach dem Prinzip der chaotischen Lagerhaltung, überwacht Ausleihe und Rückgabe und schlägt die Vernichtung von Akten zu einem vorgegebenen Zeitpunkt vor. Die systematische Archivierungslösung OptiDOK konzentriert sich auf Verwaltung, Verfügbarkeit, Schutz und Vernichtung von Dokumenten. Auf diese Weise erfüllt sie die diesbezüglich strengen gesetzlichen Bestimmungen und Auflagen, die an Ihr Unternehmen gestellt werden und trägt gleichzeitig zur Einsparung von Ressourcen bei. Darüber hinaus unterstützt es Sie bei der Umstellung auf eine digitale Archivierung.

OptiDOK - sicher abgelegt, gut aufgehoben, schnell gefunden

Ablageort, Status sowie der Verbleib von Akten und Dokumenten sind mit OptiDOK sofort nachvollziehbar. 'Just in time' können Verfügbarkeit, Beschaffung und Vernichtung geprüft oder angewiesen werden. OptiDOK ist somit die ideale Lösung für die Organisation Ihrer physischen Akten- und Dokumentenarchive.

OptiDOK - bedarfsgerechte Lagerstruktur

Die Lagerstruktur ist mit OptiDOK frei konfigurierbar, individuell definierbar und nach der Art eines PC-Verzeichnisbaums aufgebaut. In der hierarchischen Struktur der Läger könnten die Ebenen beispielsweise 'Ort/Gebäude/Etage/Raum/Reihe/Ebene/LfdMeter' sein. Es lassen sich vom Einzelregal bis zur konzernweiten, auf mehrere Standorte verteilten Lagerhaltung alle Strukturen darstellen. Die Verwaltung der Lagerkapazität lässt sich mit OptiDOK ebenso leicht realisieren: Wird der Platzbedarf der eingelagerten Dokumente angegeben, so kann zusätzlich berechnet werden, wie viel Platz nach einer Vernichtungsaktion
zu einem bestimmten Stichtag frei wird.

Strichcode oder RFID - Flexibilität in der Lagergut-Kennzeichnung

Briefe, Belege, Protokolle, Notizen und andere Papierunterlagen werden mit Etiketten gekennzeichnet und über Scanner erfasst. Optional kann die RFID-Technik zum Einsatz kommen. Das Lagergut selbst ist jedoch nicht ausschließlich auf Dokumente beschränkt. Beispielsweise können auch Warenproben und Entwicklungsmuster archiviert werden.

Jedes Dokument und jeder zu archivierende Gegenstand sind durch eine frei definierbare Bezeichnung deklariert. Diese kann eine Aktennummer oder eine Beschreibung, also eine beliebige Buchstaben-/Zahlenkombination sein. Die Markierung der Lagerplätze und der Dokumente erfolgt mit Strichcode-Etiketten, die von OptiDOK selbst erstellt werden. Zu jedem Dokument können Stichworte für die Suche definiert werden. Weiterhin werden das Einlagerungsdatum, das Endlagerdatum und wahlweise der Lagerplatzverbrauch erfasst. Als Suchkriterien können sowohl die Bezeichnung und die Stichworte als auch der Status der Dokumente angegeben werden.

OptiDOK Ausleihfunktion mit Überblick - ganz automatisch

Lagergut kann ausgeliehen werden. OptiDOK verfolgt dabei, ob es zum vereinbarten Datum wieder zurückgegeben wurde. Wahlweise wird dem/r Ausleiher/in eine Mahnung per E-Mail zugestellt. Eine Liste informiert den/die Archivar/in über überfällige Ausleihen - und das alles automatisch!

Beim Wiedereinlagern werden sowohl das Dokument als auch der Lagerplatz gescannt. Damit ist es ohne Belang, ob das Dokument an den gleichen Platz zurückgestellt wird oder an einen anderen. Die Historie von Aus- und Einlagerungen kann lückenlos verfolgt werden. Das OptiDOK Ausleihsystem zeichnet sich durch eine schnelle und einfache Bedienung aus.

Sendungserfassung mit Telefon und Fotos

OptiDOK - Dokumentenvernichtung nach Plan

Die digitale Lagerverwaltung mit OptiDOK überwacht in jeglichen Archivbeständen die hinterlegten Vernichtungszeitpunkte. Es kann jederzeit eine Liste mit Vernichtungsvorschlägen für einen Stichtag erstellt werden. Damit lassen sich selbst größere Vernichtungsaktionen planen. Beim eigentlichen Vernichten wird den betroffenen Dokumenten der Status "vernichtet" zugeteilt. Sie sind aber noch für einen frei definierbaren Zeitraum in der Datenbank verfügbar. Erst nach Ablauf dieser 'Nachhaltezeit' werden sie endgültig aus der Datenbank gelöscht.

Mit OptiDOK die Übersicht behalten

  • Unkompliziertes Einlagern und schnelles Auffinden aller physischen
    Dokumente und Akten: Kurze Suchzeiten - keine Umwege
  • Optimierung der Lagerplatznutzung durch Angabe des Platzbedarfs
    der jeweiligen Dokumente sowie des Platzkontingents der Lagerorte
  • Bequeme online Bestell-, Such- und Ausleihfunktionen mit E-Mail-Benachrichtigungssystem garantieren einen optimierten Workflow
  • Erstellung von Historien und Statistiken zu Ein- und Auslagerungen
  • Integrierte Erstellung und Nutzung von Barcode-Etiketten
  • Optionale Bedienung mit RFID-Technik (Funkerkennung Radio Frequency Identification)
  • Bedarfsgerechte, individuelle Anpassungsmöglichkeiten
  • Unterstützung zur Umstellung auf ein digitales Archiv
  • Realisierung eines zentralen Archivmanagements
  • Geringe Installations- und Betreuungskosten

OptiDOK - Technik mit System

  • Mehrplatzfähigkeit
  • Betrieb über alle gängigen SQL-Server (Interbase, Informix, Firebird, MySQL, MS-SQL,
    PostgreSQL, Oracle, u.a.)
  • Browserbasiert und unbegrenzt netzwerkfähig
  • Access, Excel- und E-Mail-Schnittstellen
  • Integrierte Erstellung und Nutzung von Barcode-Etiketten zur Dokumenten- und Lagerplatzkennzeichnung
  • Optional: Einsatz von RFID-Technik
  • Modularer Aufbau
  • Anpassbar an spezielle Anforderungen