Ihre Vorteile

Für die Poststelle

  • Sicherheit bei der Zustellung nachweispflichtiger Sendungen
  • Automatisches Inhouse-Routing
  • Einsatz von MDE-Geräten für eine fachgerechte Datenerfassung
  • Analyse und Planung der Hauspost-Routen über Statistik-Funktion

Für den Wareneingang

  • Sicherheit und Zeitersparnis bei der Sendungserfassung
  • Multi-Tasking: mit MDE Sendungen checken, protokollieren und Inhalt erfassen
  • Selbstlernende Absendererkennung
  • Sendungsarchiv mit Filterfunktion
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OptiKEP

macht Schluss mit dem Schwarzen Peter in der Poststelle!

Für die Poststelle

OptiKEP - Hauspost-Verteilung rationalisieren und effizienter gestalten

Beim Eingang nachweispflichtiger Sendungen scannen Sie den Sendungs-Barcode. OptiKEP erkennt dabei bereits eine Reihe von Paketdiensten, die anderen wählen Sie von Hand aus.
Nun tragen Sie noch Absender und Empfänger stichwortartig ein und wählen die Abteilung des Empfängers. OptiKEP sucht automatisch die zugehörige Hauspost-Route heraus. Damit ist die Sendung erfasst.
Für jede Hauspost-Route wird dann eine Verteilungsliste gedruckt. Diese enthält Sendungsnummer (Barcode), Absender und Empfänger sowie ein Feld für die Unterschrift des Empfängers. Sobald die Liste zurück kommt, kann die erfolgte Zustellung über den Listen-Barcode registriert werden. Nicht zugestellte Sendungen werden automatisch in die nächste Verteilungsliste wieder mit aufgenommen. Über das Archiv können Sendungen nach verschiedenen Kriterien gesucht und der Status angezeigt werden.

OptiKEP - mobile Datenerfassung (MDE) ohne Datenbrüche

Ebenso wie die Paketdienste können auch Sie jetzt die Vorteile der mobilen Datenerfassung bei der Hauspost-Verteilung nutzen. Über das Modul MDE werden die Sendungsdaten an das mobile Datenerfassungs-Gerät übergeben. Der Druck der Verteilungsliste kann entfallen. Der Empfänger quittiert die Sendungsannahme direkt auf dem MDE-Gerät. Am Ende der Route werden die Zustelldaten inklusive der Unterschriften vom MDEGerät nach OptiKEP zurück gelesen. Im Archiv stehen Ihnen jetzt zusätzlich die Unterschriften zur Verfügung.

OptiKEP - mit Hauspost-Routen-Statistiken zur besseren Auslastung

Die Funktion Statistik zeigt Ihnen die Auslastung der Hauspost-Routen in Bezug auf nachweispflichtige Sendungen. Nach Abteilungen oder Routen sortiert, sehen Sie über einen frei wählbaren Zeitraum die Anzahl der zugestellten Sendungen.

Sendungserfassung (bekannter Absender)

Sendungserfassung mit Telefon und Fotos

Die Sendung eines bereits bekannten Absenders ist eingetroffen. OptiKEP hat ihn erkannt und zeigt ihn auf grünem Grund an. Der Empfänger wird über die hausinterne Telefonliste (Modul TEL) schnell und fehlerfrei ausgewählt.
Über das Modul (BLD) wurden mit dem Scanner zwei Fotos der Sendung gemacht.

Sendungserfassung (unbekannter Absender)

OptiKEP Sendungserfassung

Einfacher kann Hauspost-Verteilung nicht sein:
Sendung scannen, Absender und Empfänger eintragen, Abteilung wählen - und schon steht die Sendung auf der Hauspost-Routenliste. Noch eleganter ist der direkte Datenaustausch zum MDE-Gerät.

Für den Wareneingang

OptiKEP - Sendungserfassung im Expressverfahren

Erhalten Sie auch täglich viele Sendungen, die in kürzester Zeit erfasst und dokumentiert werden müssen und enthalten die Pakete mehrere Einzelverpackungen, die auf Vollständigkeit überprüft werden müssen? Mit OptiKEP können Sie in kürzester Zeit Anzahl, Absender und Paketdienst in einem Empfangsprotokoll zusammenführen und das manchmal noch während der Paketdienst vor Ort ist.

OptiKEP - Wareneingang simultan checken und protokollieren per MDE-Gerät

Während der Paketdienst alle Sendungen bereitstellt, können Sie mit dem MDE-Gerät jede einzelne Sendung erfassen und danach überprüfen, ob die Anzahl der abgegebenen Sendungen mit den Angaben des Paketdienstes übereinstimmt. So können Sie sicherstellen, dass Ihnen die Sendungen übergeben wurden, die Sie quittiert haben. Mit dem Modul ZUS kann zusätzlich der Inhalt der Sendung erfasst werden. Dies ist besonders dann sehr rationell, wenn die Teile ebenfalls mit Barcodes gekennzeichnet sind. Die erfassten Daten können wahlweise gedruckt oder über eine ASCII-Schnittstelle an andere Programme (beispielsweise Lagerbuchhaltung) übergeben werden.

OptiKEP ist lernfähig

Das Modul ABS verfügt für die wichtigsten Paketdienste über eine selbstlernende Absender-Erkennung. Bei jeder eingehenden Sendung sucht OptiKEP in seinem Sendungsarchiv nach bereits bekannten Absendern. Anhand bestimmter Merkmale im Sendungs-Barcode kann OptiKEP über spezielle Vergleichsmethoden in den meisten Fällen feststellen, ob von diesem Absender bereits Sendungen empfangen wurden. Ist das der Fall, so wird dieser Absender angezeigt und grün hinterlegt. Erhalten Sie also häufig Sendungen vom gleichen Absender, so reduziert sich die Erfassungszeit erheblich.

OptiKEP-Archiv

OptiKEP - Sendungen archivieren und wiederfinden

Sendungen lassen sich nach diversen Suchkriterien schnell auffinden. Alle Details stehen für Auskünfte zur Verfügung.

Sendungserfassung für das Lager

Sendungerfassung für Lager

Beim Wareneingang für ein Lager erfolgt in der Regel keine Zustellung wie bei der Hauspostverteilung. In diesem Fall werden die erfassten Sendungen sofort als 'zugestellt' gebucht. Die Sendungsdaten und, bei Verwendung des Moduls ZUS, die Details werden später per Exportfunktion an ein Warenwirtschaftssystem übergeben.

OptiKEP bietet Ihnen folgende Module und Funktionen:

FIX Schnellerfassung

  • Die Schnellerfassung gibt Ihnen die Möglichkeit, noch in Anwesenheit des Paketzustellers die Sendungsnummern per Scan zu erfassen und die Anzahl festzustellen. „Unterschreiben auf Verdacht“ gehört der Vergangenheit an.

GRF Grafische Sendungserfassung

  • Modul BLD: Fotografische Erfassung und Speicherung der Sendung per Scanner
  • Sendungen mit Datamatrixcode (Stampit, Frankit, etc.) direkt verarbeitbar.

HPV Hauspostverteilung

  • Erfasst Sendungen mit Sendungsnummer, Absender, Empfänger und Abteilung.
  • Erstellt Listen zur routenbezogenen Hauspostverteilung mit Unterschriftenfeld.
  • Rückerfassung der Zustellung.
  • Statistikfunktion zeigt über wählbaren Zeitraum alle Sendungen nach Abteilungen oder Hausrouten an.

MDE Zustellung per MDE-Gerät

  • Optionale Verwendung von mobilen Datenerfassungsgeräten für die Zustellung und Empfangsquittierung.

MD+ Zustellung mit RFID-Chip-Lesen

  • Erhöhte Nachweissicherheit bei der Zustellung durch Lesen eines Hausausweises mit RFID-Chip.
  • Im Archiv ist eindeutig erkennbar, ob manuelle Erfassung oder Chip-Lesung.

ABS Absendererkennung

  • Sendungserfassung (unbekannter Absender) OptiKEP hat den neuen Absender nicht gefunden. Sie tragen einen Suchbegriff (muss) und die wichtigsten Adressdaten (kann) ein. Bei einigen Paketdiensten vereinfacht die Kenntnis des Absender-Nummernkreises das Wiedererkennen. Falls er bekannt ist, wird er eingetragen.
  • Sendungserfassung (bekannter Absender) Nach dem Scannen des Sendungs-Barcodes hat OptiKEP den Absender erkannt und zeigt ihn an. Ein Klick auf die Taste „Speichern“ und die Sendung ist erfasst.

WAG Waagenanschluss

  • Bindet Sendungsgewichte in die Erfassung von Sendungen mit ein.
  • Unterstützt alle gängigen elektronischen Waagen mit serieller Schnittstelle.

TEL Telefonbuch-Anschluss

  • Das Modul TEL verbindet OptiKEP mit Ihrer hausinternen Telefonverzeichnis.
    Bei der Erfassung des Empfängers wird Ihnen nach 2-3 eingegebenen Buchstaben eine Liste der infrage kommenden Personen angeboten, aus der Sie per Klick die betreffende auswählen.
  • Das Telefonverzecihnis kann eine einfache Datei (CSV) oder eine Tabelle (XLS) sein. Besonders komfortable Funktionen bietet der LDAP-Anschluss.

ZUS Zusatzfelder

  • Erfassung des Inhaltes der Sendung und Zuordnung zu der Gesamtsendung.

ABH Abholung

  • Das Modul ABH ermöglicht durch Installation eines Webservers die Erfassung von Abholaufträgen und den Druck eines Begleitscheins von jedem PC des Intranets aus. Der Abholauftrag, bei dem Absender und Empfänger bereits erfasst werden, geht direkt an den Hauspostdienst, bei vorhandenem WLAN sogar in Echtzeit. Beim Abholen wird die Sendung gescannt. Die weitere Zustellung verläuft wie bei externen Sendungen.

STA Stafette

  • Mit dem Modul STA verbinden Sie mehrere Poststellen untereinander.
  • Damit ist es beispielsweise möglich, dass die Poststelle A Sendungen annimmt, die in Poststelle C zuzustellen, aber über Poststelle B an Poststelle C zu leiten sind.
  • OptiKEP dokumentiert die einzelnen Stationen mit Datum und Uhrzeit. Sie wissen immer, wo die Sendung gerade ist.

KST Kostenstellenauswertung

  • Zuordnen aller Sendungen auf Kostenstellen
  • Abrechnung nach Kostenstellen über einen frei wählbaren Zeitraum

OptiKEP - technische Voraussetzungen

PC und Betriebssystem

OptiKEP läuft auf jedem handelsüblichen PC mit CD-ROM-Laufwerk und allen Windows 32- und 64-Bit-Betriebssystemen ab Windows XP aufwärts. Für die Installation wird ca. 200 MB Speicherplatz benötigt. Installation und Rechnerwechsel sind jederzeit problemlos möglich, da keine Einträge in Registrierdatenbanken und Systemverzeichnisse vorgenommen werden.

Für den Anschluss von MDE-Geräten muss ActiveSync installiert sein, ab Windows7 Windows Mobile Device Manager.

Für die Fotofunktion mit dem Scanner DS6707 muss der SNAPI-Treiber installiert sein.

Mehrplatzsysteme basieren auf einem zentralen SQL-Server. Es können alle populären SQL-Varianten eingesetzt werden (Centura, DB2, Firebird, Informix, MS-SQL, MySQL, ODBC, Oracle, PostgreSQL, SQLite, Sybase). Einplatzsysteme können außerdem mit einem embedded SQL-Server verwendet werden.

OptiKEP Zubehör

Waagen & MDE-Geräte

Passende Modelle können Sie ebenfalls über Optiware beziehen. Die angebotenen Geräte sind für den Einsatz mit Optiware-Produkten optimiert.

Komplettsysteme und Komponenten

Die Optiware EDV bietet kostengünstige Komplettsysteme, die sofort einsetzbar sind. Einzelkomponenten wie Drucker, Waage und PC sind ebenfalls lieferbar.